2019-01-21
总则
为规范深圳市德义慈善基金会（以下简称德义）项目的管理， 确保项目运行的合法、合规、合理，实现项目的预期目标，维护德义、捐赠方和受益方的合法权益，根据《基金会管理条例》、《深圳市德义慈善基金会章程》、国家相关法律法规及机构其它内部管理制度，结合本会实际情况，特制定本制度。
第一节 术语
第一条 项目
本制度规范的项目是指围绕在机构战略规划而实施的，通过团队的努力和一定的投入达成具体目标所产生的一系列相互关联的活动。
第二条 项目发起人
提出并推动项目立项的组织或人员，项目发起人在项目立项程中起主导作用，并负责提名项目经理人选。
第三条 项目立项
由项目发起人针对拟开展的项目，组织进行一系列论证、评估后，确定项目具备实施条件的过程。
第四条 项目经理
经机构授权主持项目的责任人，负责项目的立项，备案，执行，进展及披露和结项等一系列工作。对项目和项目成果的全生命周期负责，每个项目必须有项目经理人。
第五条 项目组织架构
第六条 项目管理流程图
第三节 项目流程管理规定
第七条 立项：在进行充分的市场调研和信息分析的基础上，进行可行性分析与评估，确立项目实施的必要性。
（一）资助医疗款类项目立项： 已通过慈善中国大类备案范围内的个案，和多个个案集合类项目，由具体负责项目经理级别人员审核后即可立项。如资助对象为超范围人员需经过慈善中国备案审核程序。
（二）非资助医疗款类项目：提交项目立项申请表进行审核（审核人：项目经理-项目总监-秘书处），立项审核表见附件一。如无合适慈善中国备案号，则需进行慈善中国备案流程审核流程，慈善组织公开募捐方案备案表见附件二（审核流程：项目经理-项目总监-秘书处）。
第八条 平台上线项目
项目上线具体操作，见《深圳市德义慈善基金会公募平台管理办法》
第九条 项目执行
（一）医疗救助类项目，具体管理流程见《1743救助中心项目管理办法》。
（二）非医疗救助类项目。
（1）活动方案
在实施前制定活动方案，包括项目背景、项目内容、参加人员、项目预算等，活动方案报批后项目方可执行。需前置审批：500元以下活动支出无需提供活动方案审批，项目经理根据项目预算自行决定支出，500元-5000元提交活动方案至项目总监审批，5000元以上活动方案需经秘书处审批。
（2） 活动组织
每次活动组织参与方签到，在活动执行过程中，拍摄现场照片；在活动结束时，根据项目情况需要请参加人员填写反馈表。
（3）物资采购
所有物资采购需提采购合法票据。
2000元以上单项采购需提供采购协议，并提供附件三、深圳市德义慈善基金会XXX采购询价表，如特殊情况无法提供经秘书处，并报财务总监审批。
（4）资料归档
每次活动结束后，将项目资料整理齐全电子存档，如有必要装订成册备。
第十条 项目调整，进展及披露
（一）项目调整：执行内容和预算调整
（1）医疗救助类项目文案内容及预算调整由项目经理参照机构制度自行决定，无需走审批流程。
（2)其它群体类项目预算调整。
项目执行内容，涉及调整预算金额超10000元以上，需经项目总监及秘书处审批。
（二）项目进展及披露
（1）每个项目每三个月至少提交一次项目反馈。
（2）项目进展内容包含：项目阶段性落地进展说明、善款执行情况、阶段性公示受助人名单（如姓名：张*花、性别、年龄、户口所在地、受助原因、受助金额、受助时间等）、拨款银行回单、受助对象近况、受助人医疗票据、项目执行期间开展的活动等信息。
第十一条 项目结项
项目执行完毕后，在一个月内需提交结项报告，并在对应公开募捐平台做披露。
第十二条 项目监测与评估
1、监测内容：（1）项目进展及披露情况；（2)项目结项情况。
2、监测流程：项目经理制监测表（包括当季度需做进展项目，结项项目，按要求完成进展和接项目项目
3、监测人：项目总监，秘书处
4、监测时间：每季度结束后第一个月的15日之前，例如2020年第一节季度监测时间为：2020年4月15日。
